Nosotros también somos proveedores

Si en cualquier estudio o encuesta preguntáramos a compradores en general sobre la importancia de los proveedores en su trabajo, todos sabemos que los situaríamos en un nivel máximo de prioridad. Esto es así porque la teoría nos dice una y otra vez de lo relevante que es en nuestro intenso día a día, mantener relaciones “wintowin” con aquellos que nos van a proporcionar bienes o servicios que nos permitirán atender a nuestros clientes de la mejor manera posible.

«En muchas charlas, conferencias, seminarios y encuentros sectoriales se nos hace hincapié en lo clave que resulta para los equipos de compras fomentar buenas prácticas con los que constituyen nuestro grupo de proveedores»

Además, desde hace ya mucho tiempo, la globalización y la economía digital nos ha permitido abrirnos a proveedores alternativos a los que tradicionalmente manejábamos, ya sea por la existencia de innovadores canales de comunicación (o la agilización de los existentes) o por la capacidad de ellos de acercarse a mercados geográficamente más alejados a sus centros de producción.

Por otro lado, impulsamos procesos de homologación de proveedores más automatizados a través de potentes herramientas de eSourcing, lo cual nos permite aumentar la cantidad de información que evaluamos en los mismos, intentando garantizar que aquellos que van a colaborar con nosotros cumplen de manera cierta requisitos que se incluyen en nuestras trabajadas políticas de compras, algunas de ellas por cierto, diseñadas por externos que no en pocas ocasiones nunca pasaron de la teoría a la práctica.

«Impulsamos procesos de homologación de proveedores más automatizados a través de potentes herramientas de eSourcing, lo cual nos permite aumentar la cantidad de información que evaluamos en los mismos»

Dedicamos muchas horas y esfuerzo a pedirles a nuestros potenciales “partners” que nos rellenen amplios cuestionarios donde nos deben contar de forma sintética, cuando no monosilábica, sus capacidades técnicas, sus recursos humanos, su cadena de aprovisionamiento, sus certificados de calidad, su normalización, etc., en definitiva una radiografía completa de su compañía.

Después de estar seguros de que serán proveedores fiables también desde el punto de vista de la responsabilidad social, además les animamos a que participen en nuestros procesos de compra, contestando a ofertas muy bien preparadas donde nos deben intentar condesar lo mejor de sus propuestas, intentando ser al mismo tiempo los más competitivos económicamente.

Estas trabajadas licitaciones nos permiten comparar de forma homogénea diferentes visiones de un mismo producto o servicio y así podemos intentar traer a nuestra empresa el o los proveedores que, a priori, mejor nos van a funcionar con el coste más ajustado posible.

Todo esto nos parece muy bien pensado y ejecutado, pero sin embargo y por desgracia desde hace muchos años en nuestra relación diaria con los clientes y los proveedores, nos hemos dado cuenta de que la falta de tiempo en los departamentos de compras, hace que el contacto con sus proveedores se esté limitando a ejecutar como buenos soldados el trabajado proceso que hemos descrito en los anteriores párrafos.

«Nos hemos dado cuenta de que la falta de tiempo en los departamentos de compras, hace que el contacto con sus proveedores sea limitado»

La implementación además de excelentes tecnologías de sourcing hace que muchos de los tender se produzcan vía electrónica reduciendo aún más si cabe el contacto con el grupo de proveedores invitados.

Creemos firmemente en el valor que nos aportan los proveedores. Ellos tienen muchas veces las respuesta a problemas pero no tenemos tiempo de escucharlas en nuestro intenso y reglado día a día. Hablamos sin tapujos de crear una relación “wintowin” pero a la hora de la verdad traducimos esa expresión en “dame el mejor precio, cumple mis requerimientos técnicos y podrás optar a la adjudicación del contrato”.

«Los proveedores tienen muchas veces las respuesta a problemas pero no tenemos tiempo de escucharlas en nuestro intenso y reglado día a día»

Reflexionemos sobre cuantas jornadas al año pasamos en casa de los proveedores conociendo sus medios, sus ideas, sus equipos, preguntándoles cómo podríamos mejorar el bien o servicio que nosotros vendemos a nuestros clientes. Por nuestra experiencia sabemos que aquellos que abandonan la comodidad de los despachos para realizar esta actividad se llevan una grata sorpresa.

Desde hace muchos años hemos implantado un programa de relación con los proveedores que nos ha permitido presentar mejoras importantes a nuestros clientes que al final suponen importantes ahorros económicos en su cuenta de resultados.  Nos reunimos con no menos de 500 proveedores de todos los sectores al año lo cual nos supone una fuente de información imprescindible que por lo tanto no podemos ni queremos obviar.

«Hemos implantado un programa de relación con los proveedores que nos ha permitido presentar mejoras importantes a nuestros clientes»

Esta relación con ellos no se debe circunscribir solamente al inicio de la actividad sino que se debe mantener a lo largo de la misma, pues nos permitirá realizar una evaluación del desempeño correcta, conociendo los puntos de mejora en ambas partes para mantener la calidad del servicio acordada en el arranque. Además al igual que si hiciéramos un análisis interno de nuestro equipos, es importante conocer desde el punto de vista del proveedor que acciones deberíamos mejorar nosotros hacia ellos para que el conjunto de la relación también fuera más positivo. Pensamos que al menos dos veces, al año hay que compartir con nuestros partners los ratios por los cuales analizamos su servicio, su calidad, etc., para que, conociéndolos, sean capaces de corregir aquello en lo que no salen bien y mantener los indicadores positivos.

«Los procedimientos y las políticas de compra no deberían obviar el elemento humano, sino potenciar y mejorar las relaciones personales entre cliente y proveedor»

Es por ello que los procedimientos y las políticas de compra no deberían por tanto obviar el elemento humano sino poner más foco en incrementar y mejorar las relaciones personales entre cliente y proveedor como una de las claves para construir un elenco excelente de proveedores que nos ayuden a ofrecer mejores productos y servicios a  nuestros clientes para los cuales por cierto, también somos sólo proveedores.