La factura electrónica es una versión digital de la factura tradicional en papel. En lugar de imprimirse y enviarse en formato físico, la factura electrónica se genera y se intercambia en formato electrónico, generalmente a través de medios digitales como correo electrónico o plataformas específicas.
¿Dónde nace la facturación electrónica?
En 2014 La Unión Europea impulsó la implementación de la factura electrónica en sus estados miembros (Ley 25/2013), con objeto de aumentar la sostenibilidad de las transacciones comerciales, reducir los costes y mejorar la eficiencia.
En el ámbito público la implantación es completa, en el privado sigue un ritmo diferente. Italia es pionera en su implantación, mientras países como Alemania, Bélgica y Grecia están diseñando planes a gran escala y otros, como Francia, presentan un proyecto bastante avanzado.
En el caso de España, la normativa para el 2024, obliga el uso de la facturación electrónica en todas las transacciones comerciales del sector privado que facturen más de 8 millones de euros; las demás empresas tendrán un año más para implementarla.
Facturación electrónica contribuyendo con el medio ambiente
Uno de los principales objetivos de la factura electrónica es disminuir la contaminación del medio ambiente, que se reflejaba en el proceso de elaboración, creación y desecho de dicho papel. Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000kg de madera, al facturar electrónicamente ese millón de facturas disminuiría notablemente las emisiones de CO2 derivados de la energía que requiere la producción del papel.
Proceso de la factura electrónica
En el proceso de factura electrónica, se crea una representación digital de la factura, que suele seguir un formato estructurado y estandarizado, como XML (Lenguaje de Marcado Extensible). Este archivo de datos contiene toda la información necesaria de la factura, como detalles del emisor, receptor, conceptos facturados, impuestos, etc.
La factura electrónica ofrece varias ventajas, como la reducción de costos asociados con la impresión y el envío físico de facturas, la agilización de los procesos contables y la mejora en la trazabilidad de las transacciones comerciales. Además, facilita la integración de la facturación en sistemas informáticos y la automatización de procesos contables.
Tipos de facturas electrónicas
Existen varios tipos de facturas electrónicas, y la clasificación puede variar según las normativas y estándares de cada país. Sin embargo, en general, se pueden identificar algunos tipos comunes de facturas electrónicas. Generalmente se conocen dos tipos de factura electrónica:
- Facturas electrónicas en formato estructurado: Son fácilmente entendibles por los sistemas informáticos. Es decir, están codificadas para automatizar la gestión de la información por parte del ordenador. Por eso, se suelen elaborar en XML (por ejemplo, Facturae o UBL).
- Facturas electrónicas en formato no estructurado: son aquellas que deben ser mecanizadas por el receptor (Por ejemplo, un documento en PDF).
En la actualidad la Factura Electrónica estaría salvando 3.300 pinos al año, desde que se masificó su implementación.
Requisitos de la factura electrónica: lo que no puede faltar en tu factura digital
- El número y serie de la factura, que debe ser correlativa.
- La fecha de emisión de la misma.
- La fecha de las operaciones de la e factura.
- Denominación social de la empresa emisora y destinataria. Si hay algún particular, nombre y apellidos.
- El número de identificación fiscal del emisor de la factura y del destinatario.
- Domicilio fiscal de emisor y destinatario.
- Operaciones o concepto de la factura, con una pequeña descripción de las mismas.
- Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF si corresponde.
- Cantidad total de la factura al sumar base imponible e IVA y restarle el IRPF.
¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante la firma electrónica?
Para que la facturación electrónica tenga la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica mediante firma electrónica podrá usar cualquiera de los dos siguientes tipos de firma electrónica:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido.
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firma (denominada también firma electrónica reconocida).
En ambos casos, necesitará disponer de un certificado electrónico reconocido.
Estas ventajas son una clara evidencia de que la factura electrónica ha llegado para quedarse y marcará un antes y un después en el día a día de las empresas. No obstante, también cuenta con ciertas desventajas, empezando por la imposición a empresas y autónomos de hacerse con un programa de facturación, con el consiguiente coste y proceso de aprendizaje.
